KSeF

KSeF

KRAJOWY SYSTEM eFAKTUR (KSeF)

Od 1 lutego 2026 r. nastąpią istotne zmiany w procesie fakturowania w związku z wdrożeniem Krajowego Systemu eFaktur (KSeF).

Od tego dnia część firm będzie zobowiązana do wystawiania faktur elektronicznych w systemie KSeF, przygotowanym i prowadzonym przez Ministerstwo Finansów.

Jedną z tych firm jest POLSKA GRUPA FARMACEUTYCZNA SPÓŁKA AKCYJNA.

Ministerstwo Finansów wdraża system KSeF, aby:

  • zapewnić pełną cyfryzację obiegu faktur w transakcjach B2B i B2C,
  • zwiększyć transparentność i ograniczyć ryzyka nadużyć podatkowych, 
  • uprościć kontrolę i przyspieszyć rozliczenia podatku VAT. 

 

Poniższy materiał przedstawia najważniejsze informacje, które pomogą Państwu w łatwym i pełnym zrozumieniu działania KSeF, tuż przed jego uruchomieniem. 

1. Czym jest KSeF?

KSeF (Krajowy System e-Faktur) to teleinformatyczny system Ministerstwa Finansów umożliwiający:

  • zapewnić pełną cyfryzację obiegu faktur w transakcjach B2B i B2C,
  • zwiększyć transparentność i ograniczyć ryzyka nadużyć podatkowych,
  • uprościć kontrolę i przyspieszyć rozliczenia podatku VAT.

2. Czym jest faktura KSeF?

Faktura KSeF to faktura ustrukturyzowana, przygotowana zgodnie z aktualną schemą FA (3) i przesyłana bezpośrednio do KSeF. Nie jest to plik PDF ani zdjęcie – dokument ma formę struktury XML, która jest walidowana przez system Ministerstwa Finansów. 

3. Od kiedy i kogo obowiązuje KSeF?

Termin rozpoczęcia obowiązkowego wystawiania faktur w KSeF zależy od skali działalności przedsiębiorstwa: 

  • od 1 lutego 2026 r. – firmy z obrotami przekraczającymi 200 mln zł brutto w 2024 r.,
  • od 1 kwietnia 2026 r. – pozostali podatnicy (MŚP, mikro firmy), 
  • od 1 stycznia 2027 r. – podmioty „wykluczone cyfrowo”, których miesięczny obrót nie przekracza 10 tys. zł brutto. 

Ważne!

Niezależnie od terminu obowiązkowego wystawiania faktur, od 1 lutego 2026 r. każdy przedsiębiorca musi być gotowy na odbieranie efaktur w KSeF, nawet jeśli jego własny obowiązek wystawiania zaczyna się dopiero od 1 kwietnia 2026 r. lub 1 stycznia 2027 r. 

4. Jak odbierać faktury KSeF? 

Odbiór faktur jest możliwy:  

  • przez systemy finansowo-księgowe zintegrowane z KSeF,  
  • przez Aplikację Podatnika KSeF 2.0,  
  • przez automaty integrujące (API KSeF 2.0).  

Każdy podatnik – niezależnie od obowiązku wystawiania – musi dokonać uwierzytelnienia w KSeF i ewentualnie nadania uprawnień, tak aby móc pobierać faktury.  
Podgląd i pobranie wizualizacji („faktury KSeF”) w formacie .pdf oraz pobrania dokumentu sprzedaży w formacie .pdf lub .xml możliwe będą w aplikacji Asystent Farmaceuty.

5. Czy faktury korygujące znajdują się w KSeF?

Tak – faktury korygujące: 

  • są wystawiane i przesyłane do KSeF, 
  • mogą być wystawiane również w trybie offline lub awaryjnym,   
  • korektę do faktury offline/awaryjnej można wystawić dopiero po nadaniu numeru KSeF fakturze pierwotnej. 

6. Czy faktury w formacie PDF lub wydruki będą wiążące?

Nie. Wiążąca jest wyłącznie faktura XML wprowadzona do systemu KSeF i oznaczona numerem identyfikującym KSeF. 

Faktury w formacie PDF lub wydruki mogą być jeszcze stosowane u podatników wykluczonych cyfrowo (limit obrotów) w roku 2026. 

Dodatkowo, w przypadku wystąpienia awarii całkowitej, powraca się do tradycyjnego obiegu faktur.

7. Jakie elementy musi zawierać faktura KSeF?

Faktura musi być zgodna ze schemą FA (3). Oznacza to m.in. obowiązek podania: 

  • danych identyfikacyjnych podatnika i nabywcy, 
  • daty wystawienia, 
  • numeru wewnętrznego nadawanego w ramach danej serii, 
  • stawek, kwot, danych podatkowych, 
  • pozycji towarowych z odpowiednimi jednostkami, cenami i miarami. 
  • innych danych obligatoryjnych wynikających ze schemy FA(3).

W przypadku faktur offline i offline24 konieczne są także dwa kody QR: 

  1. QR OFFLINE – umożliwiający wgląd i weryfikację faktury, 
  2. QR CERTYFIKAT – potwierdzający autentyczność wystawcy. 

8. Jakie dokumenty będą nadal wystawiane poza KSeF? 

Poza systemem KSeF będą funkcjonowały m.in.: 

  • noty obciążeniowe, 
  • wezwania do zapłaty, monity, 
  • noty odsetkowe, 
  • noty korygujące termin płatności (jako korekta nieobligatoryjnych pól faktury), 
  • dokumenty windykacyjne, 
  • pisma informacyjne. 

9. Czy wdrożenie systemu KSeF przyniesie firmom jakieś korzyści?

Tak, oto najważniejsze korzyści dla firm: 

  • faktury są dostępne „od ręki”, zaraz po ich wystawieniu,
  • nie trzeba prowadzić własnej archiwizacji faktur, ponieważ dokumenty w systemie KSeF są przechowywane przez 10 lat,
  • szybszy zwrot podatku VAT (do 40 dni),
  • prostsze kontrole podatkowe,
  • ustandaryzowana struktura faktur w formacie XML,
  • automatyczne sprawdzanie wystawionego dokumentu pod kątem poprawności technicznej.

10. Jakie wyzwania stoją przed firmami w związku z wdrożeniem KSeF? 

Wraz z wprowadzeniem systemu KSeF: 

  • należy w firmach zapewnić dostęp do Internetu i programów księgowych zintegrowanych z systemem KSeF, 
  • nie będzie możliwości edycji wystawionej faktury (będzie możliwa tylko korekta), 
  • nie będzie można wystawiać not korygujących dla obowiązkowych pozycji faktury wynikających z ustawy VAT. 

11. W jaki sposób należy przygotować firmę?

Wprowadzenie KSeF wymagało będzie decyzji i weryfikacji procesów wewnątrz organizacji: 

  • warto przeprowadzić analizę procesów w firmie, w tym dokonać identyfikacji transakcji na potrzeby KSeF oraz przeprowadzić mapowanie pozycji faktury do schemy FA (3) w systemach operacyjnych, 
  • zapewnić dostęp i uprawnienia do systemu KSeF (za pośrednictwem druków ZAW-FA),
  • sprawdzić narzędzia – upewnić się, że system księgowy w firmie obsługuje KSeF (API/ERP), 
  • przeprowadzić testy przed produkcyjnym startem,
  • przygotować procedury wewnętrzne,
  • przeszkolić zespół – osoby odpowiedzialne za fakturowanie muszą znać nowe zasady wystawiania i korygowania dokumentów. 

12. Źródła informacji – linki do stron MF:

13. Wsparcie i informacje dot. KSeF dla Partnerów biznesowych PGF S.A.:

  • Strona internetowa: https://pgf.com.pl/
  • Kontakt z Biurem Obsługi Klienta – tel.: 801 300 600,  
  • Aplikacja – Asystent Farmaceuty.