Jak to działa w praktyce?

Każda faktura sprzedażowa – niezależnie czy towarowa, czy usługowa – która powstaje w systemach PGF, jest konwertowana do formatu wymaganego przez Ministerstwo Finansów i przesyłana do krajowego rejestru KSeF. Po zatwierdzeniu faktura otrzymuje unikalny numer ID KSeF, który staje się jej elektronicznym „dowodem tożsamości”. Ten numer jest kluczowy: pozwala aptece powiązać dokument z płatnością, łatwo go zweryfikować
i archiwizować. Wszystkie faktury są przechowywane zarówno w systemach PGF, jak i w KSeF, co zapewnia pełną transparentność i bezpieczeństwo danych.

Co się zmienia dla aptek?

Apteki otrzymają elektroniczne dokumenty, dostępne w KSeF i w Asystencie Farmaceuty. Przy każdej dostawie aptece zostanie przekazany wydruk dokumentu sprzedaży z numerem faktury oraz identyfikatorem KSeF (jeśli będzie on już znany w momencie wydruku), który pozwoli łatwo powiązać dostawę z dokumentem rozliczeniowym. Jednocześnie informujemy, że dokumenty elektroniczne do systemu KS-AOW nie będą już fakturą, a dokumentem sprzedaży. Zawartość dokumentu pozostaje bez zmian. W przypadku awarii systemu KSeF PGF przewiduje tryb awaryjny – apteka otrzyma dokument sprzedaży, natomiast fakturę w trybie offline/awaryjnym będzie mogła pobrać z Asystenta Farmaceuty lub z KSeF po ustąpieniu problemu.

Co z korektami i błędami?

Noty korygujące zostaną zastąpione fakturami korygującymi, które również przechodzą przez KSeF.

Nowy standard rozliczeń

Obieg faktur w PGF jest w pełni zautomatyzowany, zgodny z wymogami KSeF i dostosowany do potrzeb aptek. Każda faktura jest archiwizowana, dostępna do zweryfikowania online, a obsługa błędów i korekt odbywa się przez KSeF.

Podsumowanie

PGF, począwszy od 1 lutego, będzie wystawiać aptekom faktury KSeF zgodne z wymogami Ministerstwa Finansów. Zachęcamy apteki do uzyskania z wyprzedzeniem uprawnień dostępu do Krajowego System e-Fakturowania (KSeF).

Najważniejsze informacje dotyczące KSeF są dostępne w zakładce „KSeF”, znajdującej się w menu głównym.