KRAJOWY SYSTEM eFAKTUR (KSeF)

Od 1 lutego 2026 r. nastąpią istotne zmiany w procesie fakturowania w związku z wdrożeniem Krajowego Systemu eFaktur (KSeF).

Od tego dnia część firm będzie zobowiązana do wystawiania faktur elektronicznych w systemie KSeF, przygotowanym i prowadzonym przez Ministerstwo Finansów. 

Jedną z tych firm jest POLSKA GRUPA FARMACEUTYCZNA SPÓŁKA AKCYJNA.

Ministerstwo Finansów wdraża system KSeF, aby: 

·       zapewnić pełną cyfryzację obiegu faktur w transakcjach B2B i B2C,

·       zwiększyć transparentność i ograniczyć ryzyka nadużyć podatkowych, 

·       uprościć kontrolę i przyspieszyć rozliczenia podatku VAT. 

Poniższy materiał przedstawia najważniejsze informacje, które pomogą Państwu w łatwym i pełnym zrozumieniu działania KSeF, tuż przed jego uruchomieniem. 

 

1.       Czym jest KSeF? 

KSeF (Krajowy System e-Faktur) to teleinformatyczny system Ministerstwa Finansów umożliwiający:

·     wystawianie, przesyłanie i odbieranie faktur ustrukturyzowanych w formacie XML,  

·     ich automatyczne przechowywanie przez 10 lat,  

·     zarządzanie uprawnieniami do systemu (nadawanie, zmiana, odbieranie).  

 

2.       Czym jest faktura KSeF? 

Faktura KSeF to faktura ustrukturyzowana, przygotowana zgodnie z aktualną schemą FA (3) 
i przesyłana bezpośrednio do KSeF. Nie jest to plik PDF ani zdjęcie – dokument ma formę struktury XML, która jest walidowana przez system Ministerstwa Finansów. 

 

3.       Od kiedy i kogo obowiązuje KSeF? 

Termin rozpoczęcia obowiązkowego wystawiania faktur w KSeF zależy od skali działalności przedsiębiorstwa: 

·     od 1 lutego 2026 r. – firmy z obrotami przekraczającymi 200 mln zł brutto w 2024 r.,

·     od 1 kwietnia 2026 r. – pozostali podatnicy (MŚP, mikro firmy), 

·     od 1 stycznia 2027 r. – podmioty „wykluczone cyfrowo”, których miesięczny obrót nie przekracza 10 tys. zł brutto. 

 

Ważne! 
Niezależnie od terminu obowiązkowego wystawiania faktur, od 1 lutego 2026 r. każdy przedsiębiorca musi być gotowy na odbieranie efaktur w KSeF, nawet jeśli jego własny obowiązek wystawiania zaczyna się dopiero od 1 kwietnia 2026 r. lub 1 stycznia 2027 r. 

 

4.       Jak odbierać faktury KSeF? 

Odbiór faktur jest możliwy:  

·         przez systemy finansowo-księgowe zintegrowane z KSeF,  

·         przez Aplikację Podatnika KSeF 2.0,  

·         przez automaty integrujące (API KSeF 2.0).  

 

Każdy podatnik – niezależnie od obowiązku wystawiania – musi dokonać uwierzytelnienia w KSeF i ewentualnie nadania uprawnień, tak aby móc pobierać faktury.  

Podgląd i pobranie wizualizacji ("faktury KSeF") w formacie .pdf oraz pobrania dokumentu sprzedaży w formacie .pdf lub .xml możliwe będą w aplikacji Asystent Farmaceuty.

 

5.       Czy faktury korygujące znajdują się w KSeF? 

Tak – faktury korygujące: 

·         są wystawiane i przesyłane do KSeF, 

·         mogą być wystawiane również w trybie offline lub awaryjnym, 

·         korektę do faktury offline/awaryjnej można wystawić dopiero po nadaniu numeru KSeF fakturze pierwotnej. 

 

6.       Czy faktury w formacie PDF lub wydruki będą wiążące? 

Nie. Wiążąca jest wyłącznie faktura XML wprowadzona do systemu KSeF i oznaczona numerem identyfikującym KSeF. 

Faktury w formacie PDF lub wydruki mogą być jeszcze stosowane u podatników wykluczonych cyfrowo (limit obrotów) w roku 2026. 

Dodatkowo, w przypadku wystąpienia awarii całkowitej, powraca się do tradycyjnego obiegu faktur. 

 

7.       Jakie elementy musi zawierać faktura KSeF? 

Faktura musi być zgodna ze schemą FA (3). Oznacza to m.in. obowiązek podania: 

·         danych identyfikacyjnych podatnika i nabywcy, 

·         daty wystawienia, 

·         numeru wewnętrznego nadawanego w ramach danej serii, 

·         stawek, kwot, danych podatkowych, 

·         pozycji towarowych z odpowiednimi jednostkami, cenami i miarami. 

·         innych danych obligatoryjnych wynikających ze schemy FA(3).

 

W przypadku faktur offline i offline24 konieczne są także dwa kody QR: 

1.  QR OFFLINE – umożliwiający wgląd i weryfikację faktury, 

2.  QR CERTYFIKAT – potwierdzający autentyczność wystawcy. 

 

8.       Jakie dokumenty będą nadal wystawiane poza KSeF? 

Poza systemem KSeF będą funkcjonowały m.in.: 

·         noty obciążeniowe, 

·         wezwania do zapłaty, monity, 

·         noty odsetkowe, 

·         noty korygujące termin płatności (jako korekta nieobligatoryjnych pól faktury), 

·         dokumenty windykacyjne, 

·         pisma informacyjne. 

 

9.       Czy wdrożenie systemu KSeF przyniesie firmom jakieś korzyści? 

Tak, oto najważniejsze korzyści dla firm: 

·         faktury są dostępne „od ręki”, zaraz po ich wystawieniu,

·         nie trzeba prowadzić własnej archiwizacji faktur, ponieważ dokumenty w systemie KSeF są przechowywane przez 10 lat,

·         szybszy zwrot podatku VAT (do 40 dni),

·         prostsze kontrole podatkowe,

·         ustandaryzowana struktura faktur w formacie XML,

·         automatyczne sprawdzanie wystawionego dokumentu pod kątem poprawności technicznej.

 

10.    Jakie wyzwania stoją przed firmami w związku z wdrożeniem KSeF? 

Wraz z wprowadzeniem systemu KSeF: 

·         należy w firmach zapewnić dostęp do Internetu i programów księgowych zintegrowanych z systemem KSeF, 

·         nie będzie możliwości edycji wystawionej faktury (będzie możliwa tylko korekta), 

·         nie będzie można wystawiać not korygujących dla obowiązkowych pozycji faktury wynikających 
z ustawy VAT. 

 

11.    W jaki sposób należy przygotować firmę? 

Wprowadzenie KSeF wymagało będzie decyzji i weryfikacji procesów wewnątrz organizacji: 

·         warto przeprowadzić analizę procesów w firmie, w tym dokonać identyfikacji transakcji na potrzeby KSeF oraz przeprowadzić mapowanie pozycji faktury do schemy FA (3) w systemach operacyjnych, 

·         zapewnić dostęp i uprawnienia do systemu KSeF (za pośrednictwem druków ZAW-FA),

·         sprawdzić narzędzia – upewnić się, że system księgowy w firmie obsługuje KSeF (API/ERP), 

·         przeprowadzić testy przed produkcyjnym startem,

·         przygotować procedury wewnętrzne,

·         przeszkolić zespół – osoby odpowiedzialne za fakturowanie muszą znać nowe zasady wystawiania i korygowania dokumentów. 

 

12.    Źródła informacji – linki do stron MF:

·         Strona główna KSeF: https://ksef.podatki.gov.pl/  

·         Pliki do pobrania KSeF 2.0: https://ksef.podatki.gov.pl/pliki-do-pobrania-ksef-20/  

·         Formularze i instrukcje (MF): https://ksef.podatki.gov.pl/srody-z-ksef/ 

·         Formularz kontaktowy KSeF (wsparcie techniczne): https://ksef.podatki.gov.pl/formularz.

  

13.    Wsparcie i informacje dot. KSeF dla Partnerów biznesowych PGF S.A.:

·         Strona internetowa: https://pgf.com.pl/

·         Kontakt z Biurem Obsługi Klienta – tel.: 801 300 600,  

·         Aplikacja - Asystent Farmaceuty.